Тот самый документ

Можно выделить несколько аспектов использования термина "документ": "Бумажный" документ представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в ней имеется та или иная информации. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, изображение, видеозапись и пр.

Электронный образ документа - копия документа (результат сканирования), хранящаяся в компьютерной информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категория, дата создания и пр.). При этом данная информация хранится не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.

Электронный документ также представляет собой файл, содержащий информацию, которая (в отличие от электронного образа) может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть документ текстового процессора Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы документов могут быть обычными текстовыми документами или структурированными объектами. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, диаграммы). Еще одной разновидностью данной группы документов являются файлы составных документов, например файлы подшивки Microsoft Office Binder.

Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких, как документы Lotus Notes или электронные формы Microsoft Exchange. В отличие от обычного электронного документа данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан, например, посредством электронной почты, в другое подразделение и снова погружен в систему.