Должностная инструкция секретаря-референта

№00 00.00.2001
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО
Подпись И.О. фамилия
00.00.2001

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: -действующим законодательством РФ;

-Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

- правилами трудового распорядка;

- приказами (указаниями) руководства предприятия;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

- структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;

- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

- правила орфографии и пунктуации, инструкцию по делопроизводству;

- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

-деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

- правила ведения телефонных переговоров;

- правила техники безопасности и противопожарной защиты;

- приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

- пользоваться средствами связи и организационной техникой;

-работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL;

- пользоваться базой данных;

- пользоваться возможностями Интернета;

- принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте; -выполнять копировальные работы;

- редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

- вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия секретаря-референта генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основными задачами секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора.

2.1. Ежедневно в установленные сроки получать и просматривать поступившие документы, проводить их регистрацию, выбирать документы, требующие немедленного рассмотрения, готовить их для доклада генеральному директору.

2.2. Готовить проекты резолюций на поступившие документы, согласовывая их с генеральным директором.

2.3. По указанию генерального директора планировать его рабочий день и обеспечивать выполнение плана.

2.4. Ежедневно вести контроль за сроками исполнения документов и устных поручений директора руководителями структурных подразделений; информировать его о состоянии исполнения. .

2.5. Готовить по поручению генерального директора проекты документов, согласовывать их с руководителями структурных подразделений.

2.6. Осуществлять контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.

2.7. Готовить по поручению генерального директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполнять их редактирование, перепечатку и считку этих документов.

2.8. Еженедельно готовить для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9. Следить за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составлять тематические обзоры по ним и информировать генерального директора.

2.10. Контролировать сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.

2.11. По указанию генерального директора вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов.

2.12. Организовывать выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

2.13. Организовывать работу приемной, регулировать поток посетителей, самостоятельно решать вопросы о возможности приема.

2.14. Контролировать подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывать описи и акты на уничтожение документов.

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность информации.

3.2. Выполнять распоряжения руководства.

3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.

3.4. Обеспечивать сохранность документов.

3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

4. ПРАВА

Секретарь-референт генерального директора имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений организации за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.

4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.

4.5. Принимать участие в подборе и расстановке кадров технического персонала приемной.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт генерального директора несет ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

5.2. Несохранность конфиденциальной информации.

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. ВЗАИМОСВЯЗИ

Секретарь-референт генерального директора в своей деятельности взаимодействует:

6.1. Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.

6.2. С юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.

6.3. С вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов генерального директора.

Зам. директора должность подпись расшифровка подписи

С инструкцией ознакомлен должность подпись расшифровка подписи

Секретарь-референт должность подпись расшифровка подписи