Опись дел

При передаче дел в архив на них составляется опись. Опись составляется, как правило, на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности.

Каждое дело в описи получает своей порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

В конце описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Опись подписывается составителем и председателем ЭК предприятия, согласовывается с руководителем предприятия и утверждается сотрудником архива.

ОПИСЬ ДЕЛ №
за _________ год

№п/п	Индексы дел	Заголовки дел	Дата дела	Количество листов в деле	Примечание
1	1/22	Приказы	01.02.01.	1
2	3/протокол	Протокол собрания акционеров		2

В опись включено ___ дел с №__________
(цифрами)

Должность Подпись И.О. фамилия

Итоговую запись к описи за _____________ года заверяю.

Наименование должности лица,
ответственного за работу с документами Подпись И.О. фамилия

Председатель экспертной комиссии
СОГЛАСОВАНО Подпись И.О. фамилия

Наименование должности руководителя Подпись И.О. фамилия

Внутренняя опись

Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой документации (наличие грифа секретности, особо ценные документы и т, п.).

Внутренняя опись составляется лицом, ответственным за документы дела, и подшивается в начале дела.

Для обеспечения сохранности документов, включенных в дело, все листы его нумеруют. В конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов.

внутренняя опись

00.00.2001
документов дела №

№п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	№№ листов дела	Примечание
1	1/173	01.03.01	протокол	2
2	3/173	02.03.01	распоряжение	2

Итого _______________ документов
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __

Должность Подпись И. О. Фамилия